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eDisclaimer – Email

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1. Introducción

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, personales, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con el tratamiento que PÉREZ-LLORCA GÓMEZ-PINZÓN S.A.S. y GÓMEZ-PINZÓN PROPIEDAD INTELECTUAL S.A.S. (en adelante y conjuntamente la “Compañía”) realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted u otras bases legales. En esta política de tratamiento de datos personales encontrará los lineamientos corporativos y legales bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

1. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Encargado del Tratamiento o Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;
• Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.
• Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
• Transferencia: se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de Datos Personales;
• Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

III. Principios

A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando la Compañía realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
• Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
• Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Compañía debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
• Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual la Empresa debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.
• Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la Compañía en calidad de Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todo el Personal de la Compañía y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de ella, están obligados a garantizar la reserva de la información.
• Principio de responsabilidad demostrada: al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, la Compañía implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.

Información del Responsable del Tratamiento

Razón Social: Pérez-Llorca Gómez-Pinzón S.A.S. / Gómez-Pinzón Propiedad Intelectual S.A.S.

NIT.: 800.175.087 – 3 / 830.121.797-1

Dirección: Calle 67 # 7 – 35 Of. 1204 Bogotá D.C., Colombia

Teléfono: 601 3192900

Correo electrónico: dpo@perezllorca.com

1. Tratamiento y Finalidades

En virtud de la relación que se establezca entre la Compañía y el Titular, informamos que los Datos Personales podrán ser objeto de recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de Tratamiento manual o automatizado sobre los mismos, el cual se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.

1. Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación aplican a todos los datos tratados por parte de la Compañía:

• Registrar la información en los sistemas de la Compañía.
• Realizar controles de acceso a las instalaciones físicas o tecnológicas de la Compañía.
• Realizar procesos de verificación de identidad.
• Pagar obligaciones contractuales.
• Transmitir y transferir Datos Personales a terceros dentro y fuera de Colombia, cumpliendo con las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones. La Compañía podrá transferir o transmitir Datos Personales en el marco de cambios de razón social, fusiones, escisiones, consolidaciones, ventas de acciones, adquisiciones, desinversiones u otros procesos de reestructuración o transformación, y para soportar auditorías externas o internas, nacionales o internacionales.
• Transmitir y transferir Datos Personales a empresas filiales, subsidiarias o matrices y en general del grupo Pérez Llorca localizadas en España y el Espacio Económico Europeo cumpliendo con las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
• El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas o en el marco de disputas.
• El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por la Compañía.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la Compañía.
• Responder las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas.
• Enviar información que pueda ser de interés por correo electrónico, SMS, teléfono o cualquier otro canal electrónico o físico, de acuerdo con la relación con la Compañía.
• Analítica de datos y seguimiento de comunicaciones con fines estadísticos y comerciales.
• Realizar consultas y verificaciones de los Datos Personales en bases de datos judiciales y/o de antecedentes, de naturaleza pública o privada, nacionales o internacionales, para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.
• Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y la Compañía o de la autorización dada por el Titular.

2. Recurso Humano:

La Compañía procesa los Datos Personales de candidatos, empleados antiguos y actuales, practicantes y otros miembros del personal y, en algunos casos, familiares de los anteriores, para los siguientes fines:

• Llevar a cabo procesos de selección.
• Gestionar y tramitar las solicitudes de empleo.
• Llevar a cabo consultas de información en bases de datos públicas y privadas, nacionales e internacionales, para realizar comprobaciones de antecedentes y verificaciones de certificaciones académicas.
• Programar entrevistas.
• Realizar análisis y pruebas relacionadas con el estado de salud.
• Desplegar procesos de evaluación y/o estudios de fiabilidad de la información.
• Incluir los Datos Personales en el contrato de trabajo, sus modificaciones y demás documentos necesarios para gestionar la relación laboral y las obligaciones derivadas de la misma.
• Identificar los retos a los que se enfrentan los empleados para que la Compañía pueda mejorar la experiencia de sus empleados.
• Analizar asuntos de diversidad, inclusión e igualdad de oportunidades.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Modificar los acuerdos laborales teniendo en cuenta las condiciones de salud y discapacidad.
• Realizar evaluaciones de desempeño laboral y programas de promoción de empleo.
• Gestionar la información necesaria para que la Compañía cumpla adecuadamente con sus obligaciones como empleador. Por ejemplo: tramitar las afiliaciones a las que por ley tienen derecho los empleados respecto del Sistema de Seguridad Social Integral, Cajas de Compensación Familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, aportes, retenciones, impuestos, conflictos laborales, así como en el caso de aportes o pagos a otras entidades donde los empleados hayan autorizado previamente el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Gestionar los Datos Personales de los empleados y sus familiares que tengan derecho a tratar para realizar los trámites de afiliación a las aseguradoras de salud, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgos laborales y demás necesarias para que la Compañía, como empleador, cumpla con sus obligaciones legales.
• Pagar la nómina.
• Atender las solicitudes de expedición de certificados y demás documentos relacionados con la relación laboral.
• Realizar contactos en caso de emergencia.
• Llevar registros relacionados con la asistencia, vacaciones y otros permisos y ausencias por enfermedad.
• Gestionar viajes y gastos (incluida la organización de viajes, el seguimiento/registro de transacciones con tarjetas de crédito corporativas, la gestión de informes de gastos y la gestión de emergencias en viajes).
• Velar por la correcta aplicación de las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo y demás normativa interna, incluidos los procedimientos disciplinarios y las investigaciones pertinentes.
• Realizar y enviar informes a las autoridades públicas.
• Conservar los registros laborales activos e históricos y mantenerlos actualizados.
• Apoyar y gestionar el trabajo y el rendimiento de los empleados, así como cualquier problema de salud.
• Gestionar los conflictos de intereses.
• Realizar publicaciones en los canales de comunicación interna, páginas web, redes sociales y medios de comunicación de la Compañía.
• Proporcionar herramientas de trabajo (incluidas herramientas informáticas como correo electrónico, redes sociales corporativas, computadores, dispositivos móviles, acceso a bases de datos, etc.) cuya información personal e impersonal que repose en las mismas será monitoreada, tratada y conservada por la Compañía para fines documentales, operacionales y defensa judicial incluso luego de terminado el vínculo jurídico.

3. Proveedores y/o Contratistas:

La Compañía trata los Datos Personales de los proveedores/contratistas personas naturales, contratistas individuales y su personal, así como los del personal y representantes de sus proveedores/contratistas si son personas jurídicas de acuerdo con las siguientes finalidades:

• Implementar procesos de selección y adjudicación de contratos.
• Desarrollar una adecuada gestión de la relación contractual.
• Informar, comunicar, organizar, controlar, atender y certificar las actividades relacionadas con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con la Compañía, y demás procesos asociados bajo su responsabilidad.
• Pagar las facturas y recibos presentados a la Compañía, incluyendo la gestión de los números de cuenta bancaria para la correcta tramitación del pago.
• Evaluar los servicios o bienes ofrecidos o prestados.
• Cumplir con cualquier otra obligación legal que recaiga bajo la responsabilidad de la Compañía.
• Analizar los aspectos financieros, técnicos y otros que permitan a de la Compañía identificar la capacidad del contratista/proveedor para cumplir con sus obligaciones.
• Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial.
• Proporcionar asistencia y/o información general y/o comercial.

4. Clientes y prospectos comerciales:

La Compañía trata los Datos Personales de los clientes y prospectos comerciales que son personas naturales, y de su personal, así como los del personal y representantes de sus clientes si son personas jurídicas de acuerdo con las siguientes finalidades:

• Elaboración de presupuestos y propuestas.
• Desarrollar una adecuada gestión de la relación contractual.
• Informar, comunicar, organizar, controlar, atender y certificar las actividades relacionadas con su condición de cliente y/o tercero relacionado con la Compañía, y demás procesos asociados bajo su responsabilidad.
• Emitir facturas y recibos presentados a la Compañía.
• Cumplir con cualesquiera otras obligaciones legales que sean responsabilidad de la Compañía.
• Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación comercial.
• Proporcionar asistencia y/o información general y/o comercial.
• Registrar solicitudes de prestación de servicios.
• Desplegar acciones de gestión de fidelización de clientes.

5. Personas grabadas y monitoreadas por medio de circuito cerrado de televisión:

La Compañía emplea un circuito cerrado de televisión (CCTV) para vigilar sus instalaciones físicas, lo que conlleva el Tratamiento de los Datos para las siguientes finalidades:

• Mantener la seguridad en las instalaciones de la Compañía.
• Realizar actividades de investigación relacionadas con la comisión de delitos, faltas e irregularidades.
• Proporcionar formación al recurso humano de la Compañía.

1. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía como Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

En la sección subsiguiente, encontrará el procedimiento a través del cual podrá ejercer sus derechos como Titular.

VII. Área encargada de la atención de consultas y reclamos de los Titulares

La persona encargada de atender las consultas y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de la Compañía es el Oficial de Protección de Datos. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto:

Dirección: Calle 67 No. 7-35 Oficina 1204 Bogotá, D.C. – Colombia

Teléfono: 601 319 2900

Correo electrónico: dpo@perezllorca.com

VIII. Procedimientos de consultas y reclamos

Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la Compañía como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas la información solicitada y, en caso de no especificar, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por la Compañía y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante la Compañía o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(ii) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

(iii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

(iv) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

(v) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una nota que diga “reclamo en trámite” y las causas que lo motivaron. Dicha nota deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.

(vi) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Período de vigencia de la base de datos

La Compañía solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

1. Fecha de entrada en vigencia

La presente versión de la Política entró en vigencia el 1 de julio de 2025.